大连海洋大学档案管理办法

水院发〔2007〕133号

第一章总则

第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定，制订本办法。

第二条学校档案是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。档案是师生员工智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学校历史的见证。

第三条档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校要把档案工作纳入学校整体发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。

第四条学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第二章领导体制、档案机构及职责

第五条学校档案工作接受辽宁省教育厅、校领导和党（校）办公室、组织人事部门的领导、监督与检查。

第六条学校由一名院长主管档案工作，是学校档案管理第一责任人。

第七条学校设档案馆，档案馆为副处级单位。学校档案馆既是学校档案工作行政职能部门，又是永久保存、提供利用档案的重要基地和为学校教学、科研及各项工作服务的档案文献信息中心。

第八条档案馆的基本职责如下：

（一）贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）制订本校档案工作的规章制度，并负责落实和检查执行情况；

（三）负责对本校各部门的档案工作进行监督和指导，切实履行档案行政管理职能；

（四）负责接收（征集）、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料；

（五）负责编制检索工具，编辑档案参考资料，多形式开发档案信息资源；

（六）负责档案信息工作现代化建设，把档案部门建成学校档案文献信息中心；

（七）负责对全校专兼职档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案政策、法规宣传教育工作，举办档案陈列和校史展览，为校园精神文明建设服务；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）完成上级部门和学校领导交办的任务。

第九条主管档案工作的领导要经常督促、检查、总结档案工作的完成情况，尽可能为档案工作提供必要的工作条件。

第十条各处（室）、二级学院必须配备一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三章档案工作人员

第十一条高校档案人员必须坚持档案工作政治方向、专业方向、服务方向，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，公正廉洁，严守党和国家秘密，具备档案业务知识和相关学科知识，具有大专以上学历和一定的现代化管理知识与技能。

第十二条档案馆设馆长一名。档案馆馆长人选由认真执行党和国家方针政策、热心档案事业、有馆员以上专业技术职务、有组织管理能力、身体健康的人员担任。

第十三条档案工作人员列入学校事业编制，编制人数根据本校规模及工作量情况确定。档案工作人员队伍应适应学校总体发展需要。

第十四条学校档案部门属“处馆合一”的管理体制，既是学校档案工作行政职能部门，又是永久保存、提供利用档案的重要基地。学校可视情况对档案工作人员进行聘任。

第四章经费、库房和设备

第十五条档案工作经费应列入学校预算，统筹解决。保证档案馆购置档案备品工具、培训人员、订购资料、举办展览、维修设备、安全防范等开支需要。

第十六条档案馆的库房、办公室、阅档室、微机室和展览室建设设计应符合《档案馆建设设计规范》要求。

第十七条学校应为档案馆配置恒温、恒湿设施。配备电子计算机及复印、录音、照相等设备。

第五章文件材料归档、移交和接收工作

第十八条学校应建立和完善立卷归档制度，并把文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。不得分散存放在各业务部门，更不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝向档案部门移交。

第十九条学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

1、本校在党、政管理活动中形成的文件材料，应严格遵照文书处理程序办理；文件办理告一段落或全部办理完毕后，承办人应该把原稿（纸质、电子）、正文及有关材料整理好，交本部门文书（或兼职档案人员）保存，以便立卷归档。

2、本校教学管理部门和二级学院应建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档的制度，确保每一个教学年度在进行教学管理工作中形成的文件完整、准确、系统。

3、本校在科研工作中，应做到各部门下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科技档案归档情况同步。

4、基建部门应在项目申请立项中，就开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时完成文件材料的归档和验收工作。

5、学校学报、校刊等出版物，编辑人员在收稿、审稿、编辑、印制到归档整个过程中都要认真做好文件材料的收集、积累、整理工作，确保应该归档的材料齐全、完整、质量符合规范标准。

第二十条文件材料归档范围：

1、党群类

主要包括学校党委及党委办公室、组织、宣传、纪检监察、工会、团委、民主党派等部门工作中形成的文件材料。按《大连水产学院党群类文件材料的归档范围和保管期限表》（水院发[2003]118号）执行。

2、行政类

主要包括学校及校办公室、人事处、科研处、国际交流与合作处、保卫处、计财处、离退休工作处、基建与国资处、图书馆、公寓办、后勤服务公司等部门工作中形成的文件材料。按《大连海洋大学行政类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

3、教学类

主要包括教务处、学生处、研究生部、留学生部及二级学院等部门工作中形成的反映教学管理、教学实践、教学研究、学生工作的文件材料。按《大连海洋大学教学文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

4、科研类

按《大连海洋大学科学研究类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

5、校办产业类

按《大连海洋大学产品生产与科技开发类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

6、基本建设类

按《大连海洋大学基本建设类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

7、仪器设备类

包括各种精密、稀缺仪器设备（特别是价值5万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。按《大连水产学院仪器设备类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

8、出版类

包括学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中形成的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。按《大连海洋大学出版类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

9、外事类

包括学校在与外国（包括港澳）团体或个人开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来、教学活动中形成的文件材料。授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。按《大连水产学院外事类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

10、财会类

按《大连海洋大学财会类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

11、声像载体类

包括学校各项活动中形成的对学校、社会具有参考价值和凭证作用的，以音像、画面形象方式记录的专门载体及其配套的文字材料。按《大连海洋大学声像载体类文件材料的归档范围和保管期限表》（同上）执行。

12、干部档案类

包括反映干部历史、全面情况的履历、自传、鉴定、学历、技术职务评聘、政治历史、加入党团、奖励、处分、录用、任免、工资、待遇、出国、离退休等材料。按中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》关于档案材料的收集的规定执行。

13、工人档案类

包括工人劳动调配、考核、培训、履历、奖惩、工资、退休、退（辞）职、工伤、评残等材料。参照《企业职工档案管理工作规定》执行。

14、人物档案

本校教职工中国家级有突出贡献的专家，正副校长、正副党委书记，正教授，部、省级以上劳动模范，获省级以上科技发明、科技进步奖励的人员的生平、事迹、传记、回忆录、论文、专著、教材、录音、录像、照片、奖状、奖章、聘书、委任状、代表证、学历证明、学位证书、重大活动纪要、讲话、报告以及其他有保存价值的材料。

第二十一条我校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门的兼职档案员要随时收集应归档的材料。在课题或项目完成时，对积累的材料进行核查、整理、编目后向档案馆移交。

第二十二条对科研成果、基建工程等进行验收时，必须有档案人员参加。有关业务部门应会同档案馆对归档的文件材料加以审查，签署意见。

第二十三条凡需归档的文件材料，必须遵循“按文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷后向档案馆移交。

第二十四条凡应归档的文件材料用纸应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能用易褪色、易变质的（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等）材料书写；不能有金属类装订物。要符合《高等学校档案工作规范》要求。

第二十五条归档时间

1、党政部门文件材料，应在次年六月底前归档；

2、教学部门按学年度立卷的档案，应在次年度寒假前归档；

3、科研、基建部门，应在项目完成后两个月内归档；

4、财会档案，在会计年度终了后，由计财处保管一年，期满后于次年六月底前归档；

5、特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

第二十六条各部门向档案馆移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章，归档单位与档案馆分别保存。

第二十七条学校档案人员（兼职档案员）有责任检查、督促和协助专业人员做好文件材料的收集、积累、立卷和归档工作。

第六章档案管理

第二十八条档案馆根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求管理档案，做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第二十九条档案编号按《大连海洋大学各类档案档号表》执行。

第三十条档案馆档案按年度、类别分别存放排列。

第三十一条各类档案保管期限：每卷档案按其价值将确定保管期限。档案保管期限分为永久、30年、10年三种。会计档案分为永久、定期两种；定期管理期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限的划定按学校各类档案保管期限规定执行。

第三十二条对超过保管期限的档案，要在校办主任的领导下，由档案馆会同有关部门组成的鉴定小组共同鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清册，经有关部门同意，报主管领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时，应由档案馆会同有关部门共同派人监销。销毁清册应当永久保存。

第三十三条档案密级划分，首先由立卷部门用铅笔标明在案卷封面上，然后由档案馆会同校保密委员会审定。

第三十四条档案馆应指定专人负责统计工作，包括平时的统计和年终统计报表工作。

第三十五条档案馆应有专人负责档案库房的技术管理，测定库房温湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪化的档案，应及时修复和复制。

第三十六条档案馆应有严密的防盗、防火、防晒、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况，发现问题及时向领导汇报，及时处理。

第七章档案的利用与开放

第三十七条档案馆馆藏档案首先要保证本校决策与管理工作查考的需要，服务对象主要是各级领导和机关工作人员。第二，要为教学、科研服务，对象主要是教师。第三，要为校内教职工服务。第四，要面向社会。

第三十八条本校工作人员因工作需要可查阅、借阅档案。外单位或个人查、借阅档案，须经主管领导批准。外国机关或个人利用档案，应按国家有关规定办理。干部档案查、借阅按《干部档案工作条例》、《干部档案利用制度》规定执行。

第三十九条档案属下列情况之一者不开放：

1、涉及党和国家秘密的；

2、涉及专利或技术秘密的；

3、涉及个人隐私的；

4、档案形成部门规定限制使用的；

5、涉及学校内部秘密的。

第四十条重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经主管档案工作的领导批准。

凡摘抄、复制的档案须经档案馆核准并加盖档案馆公章方能生效。复制档案一般由档案馆负责。阅档者必须承担保密义务。

第四十一条查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借。

归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失档案或泄密者，应及时报告主管领导，以便采取补救措施。

第四十二条为充分开发档案信息资源，档案馆应创造条件开展更高层次的信息服务活动。

1、档案馆要编制多种检索工具，如各种目录、全宗指南、专题介绍等。

2、档案馆应积极开展编研工作，编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数字汇集、专题概要等。

3、开展咨询业务。利用档案和资料解答利用者提出的问题。

4、举办档案展览。如专题性展览、人物档案展览、校史陈列等。

5、传播档案学知识。

第四十三条档案利用根据《档案法》的规定采取有偿服务和无偿服务相结合的原则。

第八章考核、奖励与处罚

第四十四条学校应建立考查、考核和评估制度、明确岗位责任。对于在档案工作中做出突出贡献的人员，应由学校给予表彰和奖励。

第四十五条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，玩忽职守造成档案损失的有关人员，应由学校根据情节轻重，依照有关规定，给予行政处分。构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。

第九章附则

第四十六条本办法由校档案馆负责解释。

第四十七条本办法自公布之日起施行。过去有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。

主题词：档案管理办法通知